Những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng

Những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng là công việc khá phức tạp, đòi hỏi phải có kế hoạch cụ thể. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn không biết nên lên kế hoạch chuyển văn phòng thế nào? Dưới đây là những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng các bạn không nên bỏ qua. Chắc chắn sẽ rất hữu ích giúp kế hoạch chuyển địa điểm làm việc diễn ra dễ dàng hơn.

Chuẩn bị kế hoạch chi tiết

Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết là lưu ý đầu tiên cần chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng.

Thực tế, nếu công việc có kế hoạch rõ ràng thì sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn. Trong đó, chuyển văn phòng cũng không ngoại lệ.

Trước khi lên kế hoạch, bạn có thể tham khảo kinh nghiệm trên mạng hoặc hỏi bạn bè, người thân. Sau đó, lên danh sách các hạng mục để chủ động hơn trong quá trình di chuyển. Đảm bảo việc di chuyển đúng tiến độ, đúng thời gian.

chuyển văn phòng giá rẻ

Một số hạng mục các bạn cần lên kế hoạch bao gồm:

  • Chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho văn phòng;
  • Mua mới hoặc thay thế nội thất trong công ty;
  • Thay đổi đường dây mạng;
  • Thay đổi địa chỉ công ty trên mọi phương diện;
  • Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu có).

Ấn định thời gian chuyển văn phòng

Ấn định thời gian chuyển văn phòng là điều hết sức cần thiết. Để đảm bảo việc di dời không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Do đó, bạn cần thống nhất với ban lãnh đạo để đưa ra thời gian di chuyển phù hợp nhất. Có thể lựa chọn cuối tuần để không ảnh hưởng đến công việc. Hoặc lựa chọn khung thời gian thích hợp vào ngày thường tùy đặc thù công việc.

Một phương án khác cũng khá khả thi đó là di chuyển một bộ phận sang địa điểm tạm thời. Như vậy, quá trình di chuyển sẽ không ảnh hưởng đến công việc của bộ phận đã di chuyển trước. Công việc của công ty vẫn đảm bảo vận hành và hoàn thành tốt.

Thống kê đồ đạc, trang thiết bị và lên kế hoạch chi tiết

Đây là bước mất khá nhiều thời gian và công sức bởi vật dụng trong công ty khá nhiều. Do đó, đòi hỏi tất cả nhân viên trong công ty phải cùng nhau thực hiện để đảm bảo đúng tiến độ.

Đầu tiên, phải kiểm kê chi tiết các thiết bị trong văn phòng, bao gồm số lượng, kích thước… Để có thể lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp, tiết kiệm nhất.

Với những vật dụng cá nhân thì nhân viên trong công ty có thể đóng gói và chuyển đến địa điểm mới. Bởi những vật dụng nhỏ này rất dễ thất lạc trong quá trình di chuyển. Như vậy, chúng ta đã giảm bớt được một phần vật dụng cần di chuyển.

Còn với những thiết bị có kích thước lớn như bàn, tủ, máy tính… Cần phải kiểm kê đúng số lượng và thuê xe vận chuyển. Nhằm đảm bảo thiết bị không bị hỏng hóc, tiết kiệm thời gian di chuyển.

Ngoài ra, trong quá trình kiểm kê tài sản, các bạn cần phân loại các vật dụng. Mục đích giúp hạn chế thất lạc đồ đạc, việc tìm kiếm đồ đạc dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc phân loại đồ còn giúp hạn chế hỏng đồ đạc trong quá trình di chuyển. Đặc biệt là những vật dụng dễ vỡ như kính, thủy tinh…

Thanh lý những đồ dùng không cần thiết

Thanh lý đồ đạc là một trong những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng không nên bỏ qua. Thực tế, trong quá trình kiểm kê và phân loại chắc chắn sẽ đào thải không ít vật dụng. Đó có thể là món đồ không dùng đến, bị hỏng hóc hay trong kho từ lâu.

Thay vì phải vận chuyển cồng kềnh, mất thời gian sắp xếp tại văn phòng mới thì các bạn có thể thanh lý. Thanh lý đồ đạc vừa giúp bạn giảm bớt đồ đạc vận chuyển, giải tỏa không gian mà còn giúp bạn có một số tiền nho nhỏ.

Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để tiết kiệm thời gian, công sức

Với những doanh nghiệp vừa và lớn thì chuyển văn phòng có thể xem là cực hình. Tuy nhiên, với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì việc di chuyển không còn là cực hình nữa. Với giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức, thời gian, đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng.

Đặc biệt, với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là điều cần thiết. Bởi số lượng đồ đạc, nội thất lớn nên rất mất nhiều thời gian để đóng gói. Còn chưa kể đến việc chuyển văn phòng không có kinh nghiệm có thể khiến hỏng đồ đạc.

Nếu lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp sẽ không cần lên kế hoạch di chuyển, đóng gói, phân loại đồ đạc. Thay vào đó, dịch vụ chuyển văn phòng sẽ phụ trách tất cả.

Ngoài ra, dịch vụ chuyển văn phòng còn đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Với kinh nghiệm lâu năm, đồ đạc, vật dụng sẽ được đóng gói cẩn thận. Điều này không chỉ tránh hỏng hóc mà còn giúp sắp xếp đồ đạc ở địa điểm mới dễ dàng hơn.

Như vậy, dịch vụ chuyển văn phòng là giải pháp tối ưu nhất giúp di chuyển đúng tiến độ. Đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức.

Trên đây là thông tin về những điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng. Hy vọng qua những bí kíp trên sẽ giúp các doanh nghiệp chuyển văn phòng thuận lợi, suôn sẻ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *